Normas de Funcionamiento del REGECOP v5-sept 2026

El Registro Nacional de Carcinomatosis (en adelante REGECOP), se crea en 2020 como fruto de la cooperación entre las Unidades nacionales de Carcinomatosis pertenecientes al Grupo Español de Cirugía Oncológica Peritoneal (GECOP), y recoge la experiencia del tratamiento con HIPEC de la carcinomatosis peritoneal en España, conteniendo información sistematizada de todas las intervenciones realizadas en nuestro país. Deben incluirse todos los casos que se programen para HIPEC, aunque intraoperatoriamente se descarte la CRS y/o la HIPEC, ya que el número de procedimientos abortados es un dato de gran importancia.

En 2025 se decidió la obligatoriedad de incluir los datos en el REGECOP a todos los grupos que solicitaran su ingreso en GECOP. En 2026 se decidió utilizar el REGECOP como medio de re-acreditación para todos los centros GECOP.

Método de funcionamiento

Cada grupo GECOP participante en REGECOP designará de entre sus miembros un responsable que actuará como interlocutor y delegado del REGECOP, que debe ser miembro de SEOQ-GECOP, y será el responsable en su centro de la recopilación, envío y depuración de los datos al REGECOP.

El órgano responsable de la gestión y tutela del REGECOP será un COMITÉ CIENTÍFICO, integrado por el Coordinador del registro (Dr F Pereira, como creador y promotor), un Responsable de la Gestión y análisis del mismo (Dr Israel Manzanedo), y los miembros vigentes de la Junta Directiva de SEOQ (JD-SEOQ), entre los que se cuenta el coordinador GECOP vigente (cargo bienal). Tanto el Coordinador del registro como el Responsable de gestión serán miembros estables con carácter indefinido, salvo renuncia personal, que tiene que ser comunicada a la JD-SEOQ (con mail a su presidente vigente), o por decisión de la JD-SEOQ si lo considera necesario (con el requisito de comunicarlo por escrito por el Presidente de SEOQ, como representante legal de SEOQ, a la otra parte). El COMITÉ CIENTÍFICO tendrá el soporte metodológico de un Clinical Research Manager, financiado por COMBAT, que será el encargado de la recopilación de datos del REGECOP.

Los responsables del REGECOP designados por parte de las unidades de carcinomatosis y la composición del COMITÉ CIENTÍFICO se especifican y actualizan en el apartado “Responsables por Centro y COMITÉ CIENTÍFICO” (https://seoq.org/registro-gecop/responsables-por-centro-y-comite-cientifico/)

La actualización del REGECOP se llevó a cabo hasta 2025 mediante el intercambio de archivos Excel con los Responsables de cada centro. En 2025 se puso en marcha una aplicación informática que permite la incorporación on-line de los datos, en la que se volcaron todos los datos precedentes. Cada Responsable tiene su clave de acceso y el funcionamiento de la aplicación viene explicado en el apartado “VARIABLES Y MANUALES DE USO” (https://seoq.org/registro-gecop/variables-y-manuales-de-uso/)

La actualización es anual, para lo que el Coordinador del REGECOP solicitará, a final de cada año, los datos correspondientes a dicho año, con 6 meses de plazo para su envío (generalmente junio del año siguiente). Para evitar olvidos, hemos establecido un sistema de recordatorios automáticos durante esos 6 meses, con frecuencia creciente a medida que se vaya acercando la fecha límite. El Clinical Research Manager (CRM) realizará una criba inicial de los registros introducidos para reclamar datos erróneos o faltantes, solicitando las subsanaciones correspondientes. Pasada la fecha límite para la introducción de datos del año anterior (generalmente, junio del año siguiente), el CRM realizará el análisis anual de los datos, con la supervisión del Responsable de Gestión del REGECOP. Las inconsistencias detectadas en el momento del análisis serán comunicadas a cada uno de los equipos para subsanarlas e incorporar el dato válido al registro de forma definitiva. En el 2º semestre de cada año se elaborará una Memoria Anual, con los datos acumulados hasta diciembre del año anterior (ej.: los datos de 2026 deben estar disponibles para su análisis en junio de 2027, para que la Memoria de datos acumulados hasta diciembre de 2026 esté disponible en el último semestre de 2027). Las Memorias anuales quedarán colgadas en la pag web de SEOQ (https://seoq.org/registro-gecop/memorias-anuales/), donde se puede acceder libremente (acceso abierto) a las Memorias desde 2021.

Desde 2024, además, todos los centros reciben un análisis anual de sumo interés de su propia actividad, comparada con la global.

REGECOP como sistema de re-acreditación.

Dado que había algunos centros GECOP inactivos (incluso alguno de los fundadores) y que no se conocía la situación de algunos otros que no mandaban sus datos al REGECOP, en 2026 se decidió utilizar el REGECOP como medio de re-acreditación de los centros GECOP, para tener constancia actualizada de los centros activos, ante la falta de capacidad y tiempo para hacer otro tipo de auditoría seria de cada centro GECOP. Por ello, se decidió la obligatoriedad para todos los centros GECOP de remitir los casos al REGECOP para mantener su acreditación, así como la suspensión cautelar de la acreditación GECOP a los centros que no actualicen sus datos durante tres años, recuperándola en el momento que actualicen sus datos atrasados hasta la última fecha límite, con un período ilimitado de gracia.

Funciones del COMITÉ CIENTÍFICO del REGECOP.

1. El establecimiento de sus propias normas de funcionamiento cuando no se encuentren reguladas en este documento.
2. La inclusión, exclusión o modificación de las variables que componen el Registro.
3. La valoración de las solicitudes de información y de las propuestas de estudios científicos a realizar desde los datos del REGECOP.
4. La tutela del mantenimiento, explotación y protección de datos del Registro.
5. La dirección de la conexión y relaciones del REGECOP con otros registros y bases de datos internacionales

Los acuerdos del COMITÉ CIENTÍFICO serán adoptados por mayoría simple, aunque será necesaria la unanimidad cuando el posible acuerdo se refiera a la propia subsistencia del REGECOP o afecte de forma sustancial y/o irreversible a su configuración básica o a la finalidad para la que fue creado. la JD-SEOQ dirimirá los problemas potenciales que puedan surgir, y tendrá la última palabra en caso de conflicto.

Solicitud de datos a REGECOP

Una vez consolidado el REGECOP se establecen las siguientes normas de actuación para la explotación del mismo:

1. Cualquier miembro activo tiene derecho a solicitar toda y cuanta información desee del REGECOP y a proponer la realización de estudios científicos a partir de los datos en él contenidos. Se definen como miembros activos a los componentes de las Unidades GECOP que participan en REGECOP, siempre que sean socios de SEOQ y que la Unidad correspondiente esté al día en la cumplimentación de los datos del REGECOP hasta la última actualización realizada (hasta diciembre del año anterior a la solicitud).

2. Toda solicitud de información y toda propuesta deberá realizarse por escrito en un formulario específico disponible en la pag web con acceso restringido (“Formulario Solicitud de datos al REGECOP”), dejando clara constancia de la persona que realiza la petición, persona o personas responsables de la utilización de los datos -si fuesen diferentes a la primera, y que en cualquier caso tienen que ser socios de SEOQ- y la finalidad de la petición. Dicha solicitud irá dirigida a la secretaria de SEOQ y al Coordinador del REGECOP (mails disponibles en el formulario mencionado), adjuntando el formulario. Estos la harán llegar al resto del COMITÉ CIENTÍFICO, que la analizará y comunicará su valoración al respecto. Si se estimase la propuesta de forma positiva, los datos solicitados serán remitidos por el Responsable de Gestión (o por el CRM) al solicitante en un archivo, asegurando la confidencialidad de la información. Se establece una prioridad basada en el orden de petición cuando los resultados puedan derivar en estudios que planteen el análisis de datos similares.

3. Con el objetivo de dinamizar las propuestas científicas, se establece el plazo máximo de respuesta por parte del COMITÉ CIENTÍFICO de 7 días (entendiendo que los miembros del CC que no se hayan manifestado aceptan la decisión de los que sí lo hayan hecho, aunque sean minoría). Los datos desde el REGECOP se deben facilitar en el plazo máximo de 30 días naturales.

4. Los datos que se faciliten a los peticionarios no podrán estar identificados por dato alguno que permita reconocer a pacientes, unidades o centros hospitalarios.

5. Como norma aconsejable, aunque no obligatoria, se recomienda que el grupo solicitante haya incluido al menos un 10% del subgrupo de pacientes que haya solicitado, aparte de cumplir el resto de las normas vigentes.

6. Cualquiera de los centros participantes puede solicitar, teniendo en cuenta el tiempo de respuesta antes mencionado, la explotación individual de sus propios datos o una comparación de los datos propios con los globales, sin posibilidad de conocer los datos individuales de los centros ajenos. No se podrán solicitar datos aislados de otro grupo si no forman parte de un estudio multicéntrico (es decir el grupo A no puede solicitar los datos del grupo B).

Nomas de publicación

El primer autor de los trabajos científicos será el líder del proyecto presentado y, a continuación, figurará al menos un miembro de cada uno de los grupos que hayan participado en el estudio, según el número de casos aportados de mayor a menor. PubMed no limita actualmente el número de autores que pueden figurar en las citas: para publicaciones desde el año 2000, MEDLINE dejó de imponer un límite numérico. Pero si la revista a la que se envié la publicación correspondiente solo admite un número determinado de autores, figurarán como tales el máximo que admita, escribiendo a continuación “on behalf of the REGECOP Study Group”. No obstante, para que los participantes incluidos en el “REGECOP study Group” aparezcan individualmente vinculados al artículo en PubMed (indexados como autores), y puedan recuperarse mediante búsquedas por nombre, debe hacerse lo siguiente durante el proceso de envío:

– suministrar a la revista una lista específica (REGECOP Study Group Collaborators), con nombre, apellidos y afiliación de todos ellos, que debe aparecer al final del manuscrito.

– solicitar expresamente a la revista que esos nombres sean tratados y enviados en los metadatos como “collaborators/investigators associated with the Group Author”, porque la National Library of Medicine (que gestiona PubMed y Medline) requiere que el nombre del grupo figure en la cita bibliográfica para poder suministrar la lista individual de investigadores. Puede utilizarse una fórmula como esta: “The REGECOP Study Group should be registered as a Group Author, and all individual members listed as collaborators in the article metadata so that they can be individually indexed and searchable in PubMed”. Hay que asegurarse de que la editorial de la revista transmita correctamente a PubMed la información de los miembros individuales del grupo, pues es el envío de esos metadatos por la editorial de la revista a PubMed -no solo la lista impresa en el manuscrito- lo que determinará que aparezcan individualmente indexados.

Todos los co-autores deberán ser informados de la intención de mandar la publicación, y tendrán una participación activa en la revisión de la misma antes de su remisión.

Todos los autores y coautores de artículos basados en el REGECOP tienen que ser miembros de GECOP, y por tanto socios de SEOQ, y serán preferentemente los responsables del REGECOP de cada centro, a no ser que el número de casos aportados permita más de un autor del centro correspondiente, que también tiene que ser socio de SEOQ.

Las opiniones que se difundan en las publicaciones expresarán la opinión del /los autor/es, pero no necesariamente de GECOP.

DOCUMENTO APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA SEOQ. SEPTIEMBRE 2026. (descarga)